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Agence événementielle, agence conseil en événements de sociétés, agence experte dans l’événementiel ou agence d’événementiel, peu importe le terme juste utilisé, la question de fond est “ Peut-on prévoir soi-même ses événements d’entreprise” ? La tentation est grande de se dire, on va se débrouiller en son sein du moment que certains collaborateurs possèdent un talent d’organisateur et que certains possèdent créativité. La question peut être aussi poser d’une autre façon : “ Faut-il rémunérer un intermédiaire pour mettre en place son propre séminaire, peut-on réserver des moments dans ses propres techniciens pour inviter sa clientèle, ou pour organiser son propre séminaire à mission interne “ ? Les occasions et les circonstances pour instaurer un activité afin de déployer son plan de communication sont multiples : conférence de presse, lancement de produits, soirée de sociétés, anniversaire de sociétés, organisation de séminaires, soirée clients, atelier d’entreprise, etc. A chaque fois, vos attentes est clair : assurer la meilleure expérience possible à vos partenaires internes ou et atteindre vos objectifs en terme de communication. Ajoutons à tous ces composants objectifs et mesurables, l’ingéniosité qui va créer un supplément d’âme à votre activité, une émotion plus ou moins forte, qui finalement feront adhérer consciemment ou inconsciemment les participants, clients ou collaborateurs aux objectifs que vous aurez assignés à l’événement en question.
Parce qu’un évènement de sociétés ne doit pas être organisé de manière approximative, les sociétés ont tout intérêt à demander à une agence évènementielle. Ces professionnels sont en effet compétents autant pour prévoir dans les moindres détails une simple réunion d’entreprise, un séminaire, une conférence, un atelier d’entreprise ou encore un voyage incentive. Une agence événementielle prendra en charge tout ou seulement en partie de l’organisation de votre manifestation, du repérage des lieux où aura lieu votre séminaire à la sélection du traiteur, en allant par l’extermination de tous les invitations, la recherche d’artistes pour l’organisation ou la représentation d’un show, la pose de décors, la mise en lumière de votre salle, les prestations vidéo, etc., tout en respectant les obligations budgétaires de sa clientèle. Pour choisir la bonne agence événementielle pour l’organisation de votre team building d’entreprise, vous devez absolument, pour démarrer, mettre noir sur blanc vos besoins, vos objectifs et vos souhaits. Ce cahier des charges permet de définir clairement la forme souhaité pour votre team building, le délai à laquelle vous pensez que son organisation est la plus judicieuse, le public visé et correctement le budget que vous avez à votre disposition. Une agence événementielle a la capacité de mettre en place de façon complète un atelier d’entreprise en fonction de vos souhaits et objectifs. Mais elle peut aussi agir seulement pour certaines prestations bien précises, comme par exemple la communication autour de votre manifestation, la visite d’artistes pour son animation, etc.
Un événement est stratégique pour une entreprise. Il ne s’agit pas simplement de rassembler des convives pour un moment de gala, indicatif, transformatif ou expérientiel. Un séminaire répond à un objectif spécifique. Cet enjeu demande de chercher une agence événementielle pour être aidé. Comment choisir la bonne agence d’événements ? Celle qui vous permettra d’atteindre vos objectifs et bien plus ? il est toujours exceptionnelle dans une société ( hors agence événementielle ) de disposer d’un expert maîtrisant ces différents métiers. Ainsi, gérer vous-même votre activité risque de vous monopoliser plusieurs personnes avec des candidats variés sur un de jours. D’autant plus qu’elles ne seront pas familiarisées avec les attentes d’un chef de projet événementiel ! Et pendant cette durée de monopolisation, elles ne pourront officier à leur emploi. Ces nombreux imprévus pouvant impacter grandement votre séminaire, voire même empêcher sa réalisation. Une agence événementielle est habituée à assurer de tels imprévus. Elle les anticipe même en amont. Et il faut une habitude et une expertise opérationnelle pour trouver des solutions rapides et efficaces. Ne dit-on pas que le métier d’organisateur d’événement est un des 5 métiers les plus stressants ! ! Cette affirmation peut étonner. Nous entendons par là qu’une société d’événementiel met en place des expériences immersives rendant les événements mémorables et générant des années de service d’enseigne uniques et remarquables.
n’hésitez pas à demander les références de l’agence événementielle en question. faute de quoi prenez le temps à chaque fois de consulter des sites internet d’organisateurs que vous aurez choisi. En effet, les professionnels sérieux n’hésitent pas à y laisser les noms des entreprises ou des banières avec qui ils ont collaboré. Cela vous aidera à évaluer l’expertise et les compétences véritables de l’agence à laquelle vous souhaitez contacter cette entreprise l’organisation de votre séminaire ou votre soirée de sociétés. L’organisation d’un évènement va bien au-delà du fait de regrouper des participants autour d’un même lieu. Une agence évènementielle doit mettre en avant l’image de marque, mais aussi les valeurs de votre société. L’organisation d’un séminaire ou d’un voyage incentive nécessite la conception de contenus très utiles et créatifs visant à améliorer la visibilité de l’évènement ou de la marque. L’agence évènementielle se doit donc d’interagir avec le public via différents canaux, avant, pendant et même après l’évènement. Attention aux références de l’agence évènementielle à tous moments. Avant de la choisir pour l’organisation d’un séminaire, d’un dîner d’affaires ou d’un voyage incentive, prenez quelques minutes de voir les sites des organisateurs d’évènement que vous aurez choisit. Les plus sérieux n’hésitent pas à y afficher les noms des enseignes ou bien des sociétés avec qui ils ont travaillé. Cela vous permettra de déterminer les compétences réelles de l’agence. En effet, un organisateur d’évènement est amené à intervenir au niveau intellectuel à travers les conseils et la conception des concepts.
Une agence événementielle peut intervenir sur la gestion globale de l’événement « gestion personnalisée », ou bien ne contrôler qu’une partie adapté du projet. Recherche du lieu de réception, animation, gestion du matériel technique, restauration, communication. Comprendre votre problématique, ce qui vous motive à mettre en place votre atelier. Concevoir un projet qui servira vos objectifs stratégiques. Donner du sens à l’événement au travers d’un contenu inspirant et immersif qui mettra en avant vos valeurs et votre culture de sociétés. Faire de ce moment à impact positif, un moment d’interaction pour tous les participants. Et qui raisonnera dans les semaines et mois qui épieront. penchez pour une agence événementielle qui saura vous réaliser une expérience inoubliable pour votre société. Finalement, plus qu’un simple team building ou vous réunissez vos équipes, tournez-vous vers une stratégie expérientielle. Plongez vos partenaires dans une histoire au travers d’un contenu engagé, qui a du sens et qui est créatrice de valeurs. faites le choix d’inscrire vos événements dans l’air du temps en choisissant une stratégie RSE sur dans le temps. Votre partenaire UNANIM’Events vous compose votre stratégie de communication événementielle globale. Non seulement votre projet incluant votre séminaire et tout un plan de communication média dédié pour l’occasion. Et ainsi faire rayonner votre organisation et souder qui la constituent.
Avant de jeter votre dévolu sur telle ou telle agence, soyez-sûr que celle-ci est en mesure de vous satisfaire. Essayez, par exemple, de connaître le type d’événement qu’elle a la coutume de de couvrir. Est-elle experte dans la création d’une soirée BtoC ou bien peut-elle prévoir une réception BtoB ? Son équipe a-t-elle de l’expérience dans la réalisation d’un événement aussi bien externe qu’interne à l’entreprise ? Peut-elle s’adapter à plusieurs types manifestations : défilé de mode, expositions professionnels, anniversaire d’entreprise, démarrage de nouveaux produits, conférences… Évidemment, la taille de l’événement compte aussi. Une agence qui a la coutume de planifier une soirée pour TPE ou petites entreprises n’est pas trop conseillée si vous êtes une multinationale. Si vous voulez connaître le sérieux d’une agence événementielle, focalisez-vous sur son wallet digital client. Le nombre, la qualité et la notoriété sont, ainsi, des éléments de l’expertise, du professionnalisme et de le succès du prestataire. accomplissez tout de même attention, certaines agences mettent en avant des prospects prestigieux alors que leur intervention pendant les événements de ces grands noms a été restreinte. Elles ont sans doute fait office de sous-traitantes. En revanche, une agence qui travaille avec des prospects moins identifiés ne veut dire toujours pas qu’elle n’est en fait pas fiable. Parfois, elle souhaite seulement intervenir sur la totalité du projet et ainsi profiter de plus d’autonomie et de liberté. Quoi qu’il en soit, soyez-sûr d’opter pour une agence qui traite une typologie d’événement identique à la vôtre. Elle aura ainsi une excellente compréhension du secteur, du marché et des questions.
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